6. Tecniche

Tecniche di facilitazione.

Ci sono molte tecniche che aiutano il facilitatore nel gestire l'agenda e le dinamiche di gruppo. Quelle che seguono sono solo alcune fra le più comuni e quelle usate più di frequente da chi facilita. Siate creativi e adattabili. Situazioni diverse richiedono tecniche diverse. Con l'esperienza si apprenderà come influenzano le dinamiche di gruppo e quando è il momento migliore per usarle.

Equilibrare la partecipazione - Il facilitatore ha la responsabilità di far sì che tutti ricevano una equa attenzione da parte del gruppo. I facilitatori richiamano l'attenzione del gruppo su chi parla, uno alla volta. Il metodo usato alle scuole elementari è la tecnica più comune per scegliere l'ordine in cui le persone prendono la parola. Il facilitatore decide le persone seguendo l'ordine con cui queste alzano la mano. Spesso si verificano ingiustizie perché l'attenzione è monopolizzata da un individuo o da un gruppo di individui. Ciò può accadere per razzismo,  sessismo, o altro, oppure a causa di dinamiche interne quali l'esperienza, l'anzianità, la paura, la timidezza, la mancanza di rispetto, l'ignoranza del processo ecc. Gli squilibri possono essere corretti in molti modi creativi. Per esempio, se gli uomini parlano più spesso delle donne, il facilitatore può suggerire che venga fatta una pausa dopo che ciascuno ha parlato, gli uomini contano fino a dieci prima di parlare e le donne fino a cinque. In situazioni controverse, il facilitatore può richiedere che tre persone parlino a favore della proposta, e tre contro di essa. Se un gruppo vuole evitare che sia il facilitatore a scegliere chi dovrà parlare, può scegliere chiedendo che l'ultimo che ha parlato passi un oggetto (es.: un bastoncino) alla persona seguente. Oppure, più stimolante, fate in modo che ogni persona che parla si alzi prima di parlare, e cominciate solo quando c'è una sola persona in piedi. Questi sono solo alcuni dei problemi e delle soluzioni che esistono. Siate creativi. Inventate i vostri.

Elenco - Per aiutare lo scorrere fluido della discussione, quelli che vogliono parlare possono fare un segnale silenzioso al facilitatore, il quale aggiungerà il nome della persona alla lista di quelli che desiderano parlare, e li chiamerà secondo quell'ordine.

Raggruppare - Se molte persone desiderano parlare allo stesso tempo, è utile domandare a tutti coloro che vogliono farlo di alzare le mani. Contarli, e poi farli parlare in quell'ordine. Alla fine del raggruppamento, il facilitatore può richiedere un altro raggruppamento o provare un'altra tecnica.

Ritmo - Il ritmo o flusso della riunione è responsabilità del facilitatore. Se l'atmosfera comincia a diventare tesa, scegliere tecniche che incoraggiano l'equilibrio e la cooperazione. Se la riunione procede a rilento e la gente comincia a diventare irrequieta, suggerite un po' di stretching o riordinate l'agenda.

Controllare il Processo. -

Se il ritmo della riunione si sta interrompendo o se una persona o un piccolo gruppo sembra divenire dominante, chiunque può mettere in discussione la tecnica utilizzata e suggerire un'alternativa.

Silenzio - Se il ritmo è troppo veloce, se le energie e la tensione sono alte, se la gente parla senza rispettare il proprio turno o si interrompe vicendevolmente, chiunque può suggerire che venga fatto un momento di silenzio per calmarsi e per concentrare nuovamente l'energia.

Fare una pausa - Quando la discussione si fa calda, la gente di solito ha delle resistenze a interromperla per fare una pausa, ma un facilitatore saggio sa che spesso una pausa di cinque minuti eviterà una mezz'ora o più di discussione frustrante, circolare e un inutile dibattito.

Richiesta di consenso - Il facilitatore, o qualunque membro a cui il facilitatore ha dato la possibilità di parlare, può richiedere un test del consenso. Per fare ciò, il facilitatore domanda se ci sono problemi irrisolti che non sono presi in considerazione.

Riassumere - Il facilitatore può scegliere di concentrarsi su quanto è stato detto facendo un riassunto. Il riassunto può essere fatto dal facilitatore, da chi prende gli appunti o da chiunque sia appropriato. Questo può evitare un problema diffuso, cioè che la discussione diventi circolare, e uno dopo l'altro, chi parla ripeta qualcosa di già detto.

Riformulare la proposta - Dopo una lunga discussione, avviene a volte che la proposta venga modificata senza nessuna decisione formale. Il Facilitatore deve esserne consapevole e prendere tempo per riformulare la proposta con le nuove informazioni, modificazioni o cancellature. Poi la proposta è presentata al gruppo in modo che tutti possano essere consapevoli di quanto viene preso in considerazione. Questo può essere fatto dal facilitatore, da chi prende gli appunti o da chiunque altro.

Uscire dal ruolo - Se il facilitatore vuole prendere posizione nella discussione o ha delle forti emozioni su un punto particolare dell'agenda, può uscire dal ruolo e partecipare alla discussione, lasciando che un altro membro svolga il suo ruolo.

Far girare il blocco per appunti - Alle volte durante le riunioni è necessario raccogliere informazioni. Per risparmiare tempo, fate circolare un blocco per raccogliere le informazioni. Una volta raccolte, possono essere trasferite nella registrazione scritta dell'incontro e/o presentate al gruppo dal facilitatore.

Sondaggi - L'utilità del sondaggio all'interno del consenso è prima di tutto la chiarificazione della importanza relativa di diverse questioni. E' una tecnica particolarmente utile quando il facilitatore è confuso o incerto sulla situazione di una proposta e desidera chiarezza per poter suggerire quale potrebbe essere la nuova tecnica per procedere. I sondaggi non sono decisioni, sono referendum non vincolanti. Troppo spesso avviene però che i sondaggi vengano usati quando i punti sono perfettamente chiari e la maggioranza vuole intimidire la minoranza a sottomettersi mostrando una schiacciante adesione, piuttosto che discutere i punti e risolvere i problemi. Le domande chiare e semplici sono le migliori. I sondaggi che prevedono tre o più scelte possono essere particolarmente manipolativi. Usateli con discrezione.

Censurare - (Questa tecnica e la seguente sono in qualche modo diverse dalle altre. Possono non essere appropriate per qualche gruppo).Se qualcuno parla spesso al di fuori del suo turno, il facilitatore lo avverte almeno due volte che se le interruzioni non cessano, egli può considerare tale persona come censurata. Questo significa che la persona non potrà più parlare fino a quando si starà trattando quel determinato punto dell'agenda. Se le interruzioni si sono verificate su più punti dell'agenda, allora la censura può essere per un periodo maggiore di tempo. Questa tecnica è pensata per essere usata a discrezione del facilitatore. Se il facilitatore censura qualcuno e altri del gruppo esprimono disapprovazione, è meglio che il facilitatore lasci il suo ruolo e che questo venga svolto da qualcun altro, piuttosto che cominciare una discussione sull'abilità e la capacità di giudizio del facilitatore. Il principio che giustifica ciò è che il comportamento disgregante rende la facilitazione molto difficile. E' inoltre una mancanza  di rispetto e dal momento che si presume tutti abbiano osservato tale comportamento, l'espressione di disapprovazione nei confronti dell'atto di censura operato dal facilitatore, indica una mancanza di fiducia nella facilitazione, piuttosto che un supporto all'atteggiamento disgregante.

Espulsione - Se un individuo agisce disturbando, il facilitatore può affrontare quel comportamento. Domandate alla persona il motivo del suo modo d'agire, come questo può essere di aiuto al gruppo, che relazione ha con gli obiettivi del gruppo, che attinenza ha con gli scopi e i principi. Se la persona non sa rispondere a queste domande, o se le risposte indicano disaccordo con il proposito comune, il facilitatore può chiedere alla persona di allontanarsi dalla riunione.

Tecniche di discussione di gruppo

Spesso si dà per scontato che la miglior forma di discussione di gruppo sia quella che vede una persona alla volta  parlare all'intero gruppo. Questo è vero per alcune discussioni. Ma alle volte altre tecniche possono essere più produttive ed efficienti che la discussione di gruppo. Le seguenti sono alcune fra le più comuni e più frequenti. Possono essere suggerite da chiunque durante la riunione. Perciò è una buona idea far sì che siano familiari a tutti. Ancora una volta, siate creativi e adattabili. Situazioni diverse richiedono tecniche diverse. Solo l'esperienza rivela come ognuna influisce sulle dinamiche di gruppo e qual è il momento migliore per usarle. Identificazione - E' una buona cosa rivolgersi l'un l'altro chiamandosi per nome. Un modo di imparare i nomi è quello di tracciare una mappa dei posti a sedere, e mentre le persone si presentano l'una all'altra, scriverci sopra i nomi. In seguito fate riferimento a questa mappa e chiamate tutti per nome. Nei gruppi più vasti possono essere d'aiuto le targhette con i nomi. Inoltre, quando le persone parlano, è utile che si dicano il proprio nome, in modo che se ne possano imparare gradualmente i nomi.

Gruppo intero - Il valore della discussione svolta con l'intero gruppo consiste nello sviluppo di un'idea di gruppo. Un'idea di gruppo non è solo la somma delle idee individuali, ma il risultato dell'interazione delle idee durante la discussione. Discussioni in gruppo intero possono essere non strutturate e produttive. Possono anche essere molto strutturate, usando varie tecniche di facilitazione per dar loro un focus. Spesso le discussioni in un gruppo intero non producono il massimo della partecipazione o del confronto di idee diverse. Durante le discussioni in gruppo intero riescono a parlare meno persone, e, alle volte, la posizione complessiva del gruppo può essere dominata da una sola idea, un umore o una manciata di persone.

Piccoli gruppi - Dividersi in gruppi più piccoli può essere molto utile. Questi gruppi più piccoli possono  essere coppie, triadi o gruppi più grandi. Possono essere scelti a caso, oppure le persone possono scegliersi tra loro. Se utilizzati nel modo giusto, in un periodo di tempo relativamente breve tutti i partecipanti avranno l'opportunità di scambiarsi i loro punti di vista. Accertatevi che i limiti di tempo siano ben definiti e scegliete qualcuno che prenda appunti all'interno di ciascun gruppo. Quando il gruppo più grande si riunisce di nuovo, chi ha preso gli appunti fa una relazione sui punti più importanti e sui problemi sollevati dal proprio gruppo. Alle volte, a chi prende gli appunti può essere richiesto di aggiungere solo nuove idee o problemi e di non ripetere qualcosa già presentato in un'altra relazione. E' inoltre utile per il segretario “pubblico” scrivere queste relazioni in modo che tutti possano vedere il risultato complessivo e siano sicuri che ogni idea e problema venga elencato.

Brainstorming - Questa è una tecnica molto utile quando l'intero gruppo ha bisogno di sollecitare nuove idee. La regola normale di aspettare a prendere la parola fino a che non lo dice il facilitatore è sospesa e tutti sono incoraggiati a dare voce alle idee che poi verranno trascritte dal segretario “pubblico” in modo che tutti possano averne visione. E' utile se l'atmosfera creata è tale che ogni idea espressa è sentita come appropriata e viene accolta, anche se insolita o incompleta, in modo positivo. Questa è una situazione in cui i suggerimenti possono essere usati come catalizzatori, con idee che si formano una sull'altra, generando possibilità molto creative. Evitate di valutare reciprocamente le idee in questa fase.

Round Robin - Questa è una tecnica semplice che incoraggia la partecipazione. Il facilitatore formula una domanda e fa un giro per la stanza invitando ciascuno a rispondere brevemente. Questa non è una discussione aperta. E' un'opportunità per rispondere individualmente a domande specifiche, non per commentare vicendevolmente le risposte, né per fare commenti generici.

Fishbowl - Il fishbowl è una forma speciale di discussione nei gruppi piccoli. Alcuni membri che rappresentano punti di vista diversi si riuniscono in un circolo interno per discutere il punto mentre tutti gli altri formano un circolo esterno e ascoltano. Alla fine di un periodo predeterminato, l'intero gruppo si riunisce e valuta la discussione avvenuta nel fishbowl. Una variazione interessante: prima mettete tutti gli uomini nel fishbowl, poi tutte le donne, facendoli discutere sugli stessi argomenti.

Ascolto attivo - Se il gruppo ha dei problemi a capire un punto di vista, qualcuno potrebbe aiutare ascoltando in maniera attiva. Ascoltate chi parla, poi ripetete quello che avete sentito e chiedete a chi ha parlato se ciò riflette accuratamente quello che voleva dire.

Formare un Comitato - Un comitato ristretto potrebbe essere utile per aiutare a chiarire un conflitto complesso, unificando prospettive simili o definendo punti specifici di partenza senza la partecipazione dell'intero gruppo. Potrebbe verificarsi che solo pochi individui partecipino ad un comitato, o che tutti siano chiamati a partecipare a diversi comitati. La differenza fra comitati e piccoli gruppi è che il comitato è composto da persone con simili punti di vista, mentre le discussioni di piccoli gruppi sono più utili se sono fatti da persone con punti di vista diversi o anche da un gruppo composto a caso.