5. Ruoli
Un ruolo è una funzione del processo, non del contenuto. I ruoli sono usati durante una riunione a seconda delle necessità del momento. Non tutti i ruoli sono utili in ogni riunione, né ogni ruolo deve essere ricoperto da una persona diversa. Il Consenso Formale funziona fluidamente se la persona che riveste un ruolo ha esperienza, quindi è auspicabile che ci sia rotazione nei ruoli. Inoltre, chi ha esperienza in un ruolo è più probabile che sia d'aiuto a chi riveste in quel momento quello stesso ruolo. L'esperienza nei vari ruoli incoraggia anche la sicurezza e la partecipazione. E' meglio, perciò, che il gruppo incoraggi tutti a fare esperienza in ciascun ruolo.
Pianificatori dell'agenda
Una agenda ben pianificata è uno strumento importante per una buona riunione, sebbene non lo garantisca. L'esperienza ha dimostrato che c'è un sostanziale miglioramento nel flusso e nel ritmo di una riunione se diverse persone si riuniscono prima dell'inizio e propongono un'agenda. In gruppi più piccoli, il facilitatore, spesso, propone un'agenda. La commissione di pianificazione dell'agenda ha sei compiti: assemblare i punti dell'agenda e organizzarli; assegnare loro il relativo relatore; fare un "brainstorm" delle tecniche di discussione; assegnare i limiti di tempo; scrivere l'agenda proposta. Ci sono almeno quattro fonti per i punti dell'agenda in discussione: suggerimenti dei membri, relazioni o proposte delle commissioni, temi rimasti dalla riunione precedente, punti standard dell'agenda, ad esempio: introduzione dell'agenda, rilettura dei verbali degli incontri precedenti, decisione delle pause, rilettura delle decisioni. Una volta che tutti i punti dell'agenda sono stati elencati, vengono messi in un ordine efficiente e appropriato. Chi pianifica deve fare attenzione perché i punti all'inizio dell'agenda tendono a prendere più del tempo a loro disposizione, limitando così il tempo per le altre questioni. Ogni gruppo ha necessità differenti. Alcuni gruppi lavorano meglio occupandosi prima delle questioni di ordinaria amministrazione, poi rivolgendo l'attenzione ai punti difficili. Altri gruppi potrebbero trovare utile fare il lavoro difficile all'inizio e limitare rigidamente il tempo oppure lasciargli tutto quello di cui ha bisogno.
Quelle che seguono sono raccomandazioni per mantenere la concentrazione sull'agenda:
Di solito, ogni punto ha un relatore. Se non c'è, assegnategliene uno. Per i facilitatori di norma non è saggio presentare relazioni o proposte. E' invece appropriato che il facilitatore presenti alcuni dei punti standard dell'agenda. Sui punti complessi o controversi, chi pianifica l'agenda potrebbe suggerire varie opzioni per le tecniche di discussione di gruppo. Ciò potrebbe essere d'aiuto al facilitatore. Di seguito, assegnate anche il tempo limite per ogni punto. E' importante essere realistici, facendo attenzione a dare tempo sufficiente a ciascun punto in modo che venga affrontato completamente senza sacrificare gli altri punti. Generalmente, non è auspicabile proporre un'agenda che ecceda il tempo limite complessivo stabilito per la riunione. L'ultimo compito è quello di mettere per scritto l'agenda proposta, così che tutti la possano vedere, e riferirsi a quella durante la riunione. Ogni punto vi è segnato in ordine, con il relatore dell'argomento e il limite di tempo. L'agenda seguente è un esempio di come può essere strutturata e quali informazioni vi vengono incluse. Mostra i punti dell'agenda standard, i presentatori, i limiti di tempo, e l'ordine in cui verranno presi in considerazione. Mostra anche un modo in cui possono essere presentate relazioni e proposte, ma ogni gruppo può strutturare questa parte della riunione a seconda delle proprie necessità. Questo modello non mostra la scelta degli strumenti per la discussione di gruppo che chi pianifica l'agenda può aver preso in considerazione.
Agenda Standard: Punto Relatore Tempo
INTRODUZIONE Facilitatore 5 min.
REVISIONE dell'Agenda Facilitatore 5 min.
REVISIONE delle note Segretario 5 min.
RELAZIONI (attività precedenti) Commissioni 20 min.
Permanenti
PROPOSTE 15 min.
(Vecchie questioni)
BREAK 5 min.
RELAZIONI (informative) 10 min.
PROPOSTE (nuove questioni) 30 min.
ANNUNCI (Passaggio di consegne, prossima riunione, ecc.) 5 min.
REVISIONE DECISIONI Segretario 5 min.
VALUTAZIONE 10 min.
CHIUSURA Facilitatore 5 min.
TOTALE 2 ore
Il Facilitatore
La parola “facilitare” significa rendere facile qualcosa. Un facilitatore accompagna i lavori del gruppo e guida il processo del consenso formale in modo che proceda fluidamente. Far ruotare il ruolo del facilitatore tra i membri da una riunione all'altra fa sì che si condividano abilità importanti fra i membri. Se ognuno possiede una conoscenza diretta della facilitazione, aiuterà lo scorrimento di tutte le riunioni. Si raccomanda la co-facilitazione, ovvero avere due (o più) persone che facilitano un a riunione. L'avere una donna e un uomo che condividono questa responsabilità aiuta ad avere una riunione più equilibrata. Inoltre, un facilitatore senza esperienza può fare apprendistato con uno più esperto. Provate ad usare varie tecniche durante la riunione. E ricordate, un po' di umorismo può aiutare moltissimo ad allentare la tensione durante una riunione lunga e faticosa.
La buona facilitazione è basata sui seguenti principi: Leadership non-direttiva - I facilitatori accettano la responsabilità di affrontare i temi in agenda nel tempo assegnato, guidare il processo e suggerire tecniche alternative o supplementari. In questo senso, conducono il gruppo. Non esprimono loro opinioni personali né cercano di indirizzare il contenuto della discussione. Se vogliono partecipare, devono chiaramente abbandonare il ruolo di facilitatore e parlare in qualità di individui. Durante una riunione, gli individui sono responsabili di esprimere le loro perplessità e pensieri. I facilitatori, d'altra parte, sono responsabili di fare attenzione alle necessità del gruppo. Devono essere consapevoli delle dinamiche di gruppo e valutare costantemente se la discussione scorre bene. Ci potrebbe essere necessità di cambiare la tecnica di discussione. Devono essere molto attenti sulla distribuzione equa del tempo, limitando coloro che parlano spesso e offrendo opportunità a coloro che non parlano molto o tacciono. Ne consegue che una persona non può simultaneamente essere attenta alle necessità del gruppo e pensare a una risposta personale a una data questione. Inoltre, non è auspicabile che un facilitatore esprima un particolare punto di vista o che domini la discussione. Ciò infatti non crea un clima di fiducia, specialmente fra coloro che non sono d'accordo con il facilitatore.
Chiarezza di processo - Il facilitatore ha la responsabilità di condurre la riunione in modo esplicito, in modo che tutti i presenti siano consapevoli del processo e di come parteciparvi. Ciò significa che è importante riconsiderare costantemente quello che è appena successo, quello che sta per succedere, e come succederà. Ogni volta che viene introdotta una nuova tecnica di discussione, spiegate come funziona e ciò che si intende realizzare con questa. Questo è educativo e aiuta i nuovi membri a partecipare in modo pieno.
Contratto dell'agenda - Il facilitatore è responsabile di onorare il contratto dell'agenda. Il contratto dell'agenda viene fatto quando l'agenda viene rivista e accettata all'inizio della riunione. Questo accordo include i temi dell'agenda, l'ordine in cui sono considerati, il tempo assegnato ad ognuno. A meno che l'intero gruppo sia d'accordo nel cambiare l'agenda, il facilitatore è obbligato ad attenersi al contratto. La decisione di cambiare l'agenda deve essere consensuale, con poca o nessuna discussione. All'inizio della riunione, l'agenda è presentata al gruppo intero, e rivista, punto per punto. Qualunque membro può aggiungere un punto se è stato omesso. Mentre ogni suggerimento per l'agenda deve essere incluso nell'agenda stessa, non deve necessariamente avere tutto il tempo che il relatore desidera. Il tempo dovrebbe essere diviso equamente, e gli individui dovrebbero riconoscere che è giusto che punti presenti in precedenza debbano ottenere un tempo maggiore dei nuovi, che quelli urgenti debbano ottenerne più di quelli che possono aspettare fino alla riunione successiva, ecc. Inoltre, rivedete i relatori suggeriti e i limiti di tempo. Se qualcosa sembra inappropriato o irragionevole, possono essere fatti degli aggiustamenti. Una volta che l'intera agenda è stata rivista e accettata, l'agenda diventa un contratto. Il facilitatore deve fare in modo che le domande e la discussione restino incentrate sui punti dell'agenda. Con gentilezza e con fermezza, perché la correttezza vuole che ogni punto dell'agenda abbia solo il tempo che gli è stato concesso. Il facilitatore è obbligato a seguire l'ordine e i limiti di tempo stabiliti. Questo motiva i membri a rispettare i tempi delle riunioni.
Buona volontà - Provate sempre a presumere la buona volontà. Presumete che ogni affermazione ed azione sia sinceramente intesa a beneficiare il gruppo. Presumete che ogni membro capisca lo scopo del gruppo e accetti l'agenda come un contratto. Spesso, quando proiettiamo sugli altri i nostri sentimenti e le nostre aspettative, influenziamo le loro azioni. Se trattiamo gli altri come se stessero provando ad ottenere attenzione, intralciare le riunioni, o provocare liti, spesso questi non tradiranno le nostre aspettative. Una soluzione del conflitto si otterrà più facilmente se ci si aspetta che tale soluzione avvenga. Ciò è particolarmente vero se c'è qualcuno intenzionato a provocare problemi o se non è emotivamente stabile. Non attaccate la persona, piuttosto date per scontata la buona volontà e domandate alla persona di spiegare al gruppo in quale modo le sue affermazioni e le sue azioni sono volte al miglior interesse del gruppo. E' anche d'aiuto dividere l'attore dall'azione. Il comportamento può essere inaccettabile, ma non per questo la persona è cattiva. Evitare di accusare la persona di essere uguale al modo in cui si comporta. Ricordate, nessuno ha la risposta. Il lavoro del gruppo è la ricerca di un processo migliore e più creativo, quello che promuove una soluzione reciprocamente soddisfacente a qualsiasi problema che possa sorgere.
Il Garante della Pace (Peacekeeper)
Il ruolo del Garante della Pace (peacekeeper) è più utile in gruppi vasti o quando vengono affrontati degli argomenti particolarmente delicati o controversi. Una persona che desideri rimanere al di sopra delle parti e non sia personalmente coinvolta nel contenuto della discussione può essere un buon candidato al ruolo di Garante della Pace (peacekeeper). Questa persona viene scelta senza discussione dai presenti all'inizio della riunione. Se nessuno vuole questo ruolo, o se nessuno può essere scelto senza discussione, procedete senza, riconoscendo che il lavoro del facilitatore sarà probabilmente più difficile. Il compito del Garante della Pace richiede una grande attenzione al clima generale e allo stato d'animo durante la riunione. Quando la tensione cresce in maniera notevole e la rabbia sale senza controllo, il Garante della Pace fa una breve interruzione e ricorda al gruppo il sui scopi collettivi e il suo impegno alla cooperazione. La maniera più comune di ottenere ciò è richiedere qualche minuto di silenzio. Il Garante della Pace è l'unica persona che ha il permesso di interrompere chi parla o di parlare senza prima ottenere il permesso dal facilitatore. Inoltre, è importante notare che i commenti del peacekeeper sono sempre diretti al gruppo nella sua interezza, mai a un solo individuo o piccolo gruppo all'interno del gruppo grande. Dovrebbe fare commenti brevi e puntuali. Il Garante della Pace può sempre, ovviamente, puntualizzare quando il gruppo ha fatto qualcosa di buono. La gente ama sempre che gli venga riconosciuto un comportamento positivo.
Il Sostenitore
Come il Garante della Pace, i Sostenitori vengono scelti senza discussione all'inizio della riunione. Se, a causa di forti emozioni, qualcuno non è in grado di farsi capire, il Sostenitore viene chiamato in difesa. Questi interromperà la riunione e inviterà l'individuo a uscire letteralmente fuori per una discussione privata. Una persona agitata può parlare con qualcuno con il quale si senta a suo agio. Ciò spesso aiuta a capire qual é il problema e in che modo è in relazione al bene del gruppo. Presumete che l'individuo stia agendo in buona fede, che il problema che pone sia per il bene del gruppo. Mentre i due parlano, tutti gli altri possono fare una breve pausa, o continuare con altri punti dell'agenda. Quando ritornano, il gruppo (dopo aver completato il punto dell'agenda attualmente in discussione), dà ascolto al Sostenitore. L'intento è qui la presentazione del problema attraverso la figura del Sostenitore piuttosto che da parte della persona agitata, così che gli altri membri del gruppo lo possano ascoltare senza il carico emotivo. Questa procedura è la risorsa estrema, da usare solo quando le emozioni non sono più controllabili e la persona si sente incapace di esprimere con successo un'idea.
Il Controllore del tempo (timekeeper)
Il ruolo di chi controlla il tempo è molto utile in quasi tutte le riunioni. Se ne sceglie uno all'inizio per assistere il facilitatore nel mantenersi all'interno dei limiti di tempo stabiliti dal contratto dell'agenda. L'abilità di monitorare il tempo aiuta a prevenire una pressione non necessaria che potrebbe interferire con il processo. Ciò può essere ottenuto rendendo tutti consapevoli di quanto tempo rimane per la discussione. Siate sicuri di dare un largo preavviso dell'approssimarsi della fine del limite di tempo, in modo che il gruppo possa cominciare a chiudere la discussione o decidere di riorganizzare l'agenda in modo da lasciare più tempo per l'argomento in corso. Non c'è nulla di intrinsecamente sbagliato nell'oltrepassare il limite di tempo se tutti sono d'accordo di farlo.
Il segretario “pubblico”
Il ruolo di questa figura è semplicemente quello di scrivere le informazioni, su carta o su una lavagna, in modo che il gruppo le possa vedere. Questa persona aiuta il facilitatore assumendosi un compito che potrebbe altrimenti distrarre il facilitatore e interferire con lo scorrere complessivo della riunione. Questo ruolo è particolarmente utile durante i brainstorm, le relazioni di piccoli gruppi, o ogni volta che aiuti il gruppo a far sì che tutti possano vedere informazioni scritte.
Il Segretario (verbalizzatore)
L'importanza di avere gli atti o i verbali della riunione non può mai essere ribadita abbastanza. Gli atti (ovvero la registrazione scritta del processo e delle decisioni della riunione) possono aiutare a risolvere controversie di memoria o a verificare decisioni passate. Appunti accessibili permettono ai membri assenti di partecipare al lavoro in corso. Punti utili da includere negli atti sono: data e partecipanti; brevi note dell'agenda (cose importanti, statistiche ); relazioni; discussioni riportate con le parole pronunciate; proposte (con le eventuali revisioni); decisioni (con elenco dei problemi); annunci; luogo e data del meeting successivo; commenti di valutazione. Dopo che ciascuna decisione viene presa, è utile che il segretario legga le note ad alta voce per assicurarne l'accuratezza. Alla fine della riunione, è utile che il segretario rilegga al gruppo tutte le decisioni. In gruppi più ampi, è spesso utile che operino contemporaneamente due segretari, perché tutti, a prescindere dalla loro abilità, sentono ed esprimono in modo differente le informazioni. I segretari sono responsabili degli appunti presi, della loro precisione, riproduzione e distribuzione a seconda delle necessità del gruppo (cioè spedite a tutti, distribuite al meeting successivo, archiviate, ecc.).
Addetti all'accoglienza (AAA).
Gli AAA sono scelti prima della riunione e devono arrivare abbastanza in anticipo tanto da familiarizzarsi con la disposizione fisica dello spazio e per poter ricevere ogni istruzione dell'ultima ora da parte del facilitatore. Devono essere pronti a perdere la prima mezz'ora della riunione. Infatti, prima dell'inizio dell'incontro, l'AAA dà il benvenuto alla gente, distribuisce loro documenti relativi agli argomenti in discussione e li informa di qualsiasi notizia utile (es.: il meeting comincerà quindici minuti in ritardo, i bagni non sono accessibili per i disabili, ecc.). Un AAA è molto utile, specialmente se la gente tende ad essere in ritardo. Quando la riunione comincia, sono sempre disponibili per i ritardatari. Possono spiegare brevemente quanto accaduto fino a quel momento e dove si sia arrivati rispetto all'agenda. L'usciere può suggerire ai ritardatari di non partecipare subito, ma di aspettare il punto successivo dell'agenda. Così si evita una perdita di tempo, di ripetere la discussione, o di riparlare di problemi già risolti. Ovviamente non è una regola rigida. Usate discrezione e siate rispettosi del tempo del gruppo. L'esperienza ha dimostrato che questo ruolo è molto più importante di quanto possa apparire, quindi va sperimentato, e si scoprirà che le riunioni possono diventare molto più piacevoli e produttive con il semplice atto di salutare e accogliere le persone al loro arrivo, esprimendo così amicizia e attenzione.