4. L'Arte della Valutazione

Le riunioni spesso possono essere dei momenti in cui alcune persone avvertono un senso di frustrazione o confusione. C'è sempre la possibilità di migliorare la struttura del processo e/o le dinamiche del gruppo. Spesso non c'è tempo per parlare direttamente dell'interazione del gruppo durante le riunioni. Lasciate del tempo alla fine dell'incontro per permettere che alcuni di questi punti o frustrazioni possano essere espressi. La valutazione è molto utile quando si usa il consenso. Merita il tempo che si usa. La valutazione non ha bisogno di moltissimo tempo, spesso cinque o dieci minuti sono sufficienti. Non è una discussione, né è un'opportunità per commentare le affermazioni fatte reciprocamente. Non riaprite le discussioni su un punto dell'agenda. La valutazione è un momento speciale per ascoltarsi e conoscersi a vicenda, per pensare a come il gruppo interagisce e a come migliorare il processo. Assicuratevi che i commenti della valutazione siano trascritti nel verbale della riunione. Questo è importante per due ragioni. Se nel tempo vengono ripetuti gli stessi commenti sulla valutazione, è evidente che bisogna rivolgere l'attenzione al punto che quei commenti segnalano. Questo può essere fatto inserendo quel punto nell'agenda della riunione successiva. Inoltre, quando si riguardano i verbali delle vecchie riunioni, i commenti di valutazione possono rivelare molto su ciò che  realmente è accaduto, chiarendo le decisioni che erano state prese e i rapporti prodotti, facendo luce su complesse dinamiche interpersonali.

Obiettivo della valutazione

La valutazione fornisce uno spazio di discussione per riflettere sui difetti di procedura, comportamenti non appropriati, problemi di facilitazione, difficoltà logistiche, tclima generale ecc. La valutazione non è un momento per riaprire discussioni, prendere decisioni o cercare di risolvere problemi, ma piuttosto per fare affermazioni, esprimere sensazioni, mettere alla luce problemi e suggerire soluzioni in uno spirito di cooperazione e fiducia. Per rinforzare la comunicazione, è meglio se ciascuna critica viene seguita da un suggerimento rivolto al miglioramento. Inoltre, parlate sempre a nome vostro, cercando di non rappresentare un'altra persona. Fate commenti su cosa ha funzionato e cosa no. Aspettatevi opinioni diverse. Non è utile, in generale, ripetere commenti di altri. La valutazione prepara il gruppo a migliorare le future riunioni. Se il processo funziona bene, e il gruppo risponde collaborando in una situazione difficile, oppure il facilitatore fa un lavoro straordinariamente buono, notatelo e apprezzate il lavoro ben svolto. Non cercate di forzare la valutazione. Ciò provocherà commenti superficiali o irrilevanti. D'altra parte, non lasciate che le valutazioni scorrano inosservate. Siate certi di  prendere ogni commento con la dovuta serietà e fate un tentativo, in un momento successivo, di dargli una risposta o di metterlo in atto. Gli individui che sentono i loro suggerimenti ignorati o non rispettati perderanno fiducia e interesse nel gruppo. Per incontri, conferenze, convention e grandi riunioni, il gruppo potrebbe prevedere valutazioni brevi dopo ogni sezione, oltre a quella finale. Aspetti distinti sui quali il gruppo potrebbe concentrarsi sono: il processo in se stesso, un ruolo specifico, una tecnica particolare, paure e sentimenti, dinamiche di gruppo ecc.. In grandi riunioni, le valutazioni scritte permettono a tutti di reagire e registrare commenti e suggerimenti che altrimenti andrebbero persi. Alcune persone si sentono più a loro agio scrivendo le loro valutazioni piuttosto che esprimendole a voce. Progettate le domande con cura, sottolineando quanto si è appreso, ciò che era di valore e ciò che sarebbe potuto andare  meglio e in che modo. Una eventuale commissione di valutazione può offrire la possibilità a coloro che presentano proposte, ai facilitatori e/o ai coordinatori di incontrarsi dopo la riunione per rivedere i commenti sulla valutazione, considerare i suggerimenti per un miglioramento, e possibilmente preparare un rapporto di valutazione. Rivedere e valutare dà un senso di completezza alla riunione. Una buona valutazione tirerà le somme dell'esperienza, ricorderà a ciascuno l'unità di intenti del gruppo, e darà un'opportunità per esprimere commenti di chiusura.

Usi della valutazione

Ci sono almeno dieci modi in cui la valutazione aiuta a migliorare e riunioni. Le valutazioni:

1. migliorano il processo analizzando quanto accaduto, perché è accaduto e come potrebbe essere migliorato;
2. esaminano come certi atteggiamenti e affermazioni possano aver causato vari problemi e incoraggiano una speciale attenzione e cura affinché non vengano ripetuti;
3. stimolano una maggiore comprensione delle dinamiche di gruppo e incoraggiano un metodo di apprendimento di gruppo o ad imparare ad apprendere l'uno dall'altro;
4. permettono la libera espressione dei sentimenti;
5. indicano comportamenti inconsci o atteggiamenti che interferiscono con il processo;
6. incoraggiano lo scambio di osservazioni e rilevano connessioni con il mondo esterno;
7. controllano l'utilità e l'efficacia di tecniche e procedure;
8. riconoscono il buon lavoro e offrono reciproca riconoscenza;
9. riflettono sugli obiettivi della riunione e verificano se sono stati raggiunti;
10. esaminano i vari ruoli, suggeriscono modi per migliorarli, e ne creano di nuovi se necessario.

Complessivamente, forniscono un senso generale di completezza e di chiusura alla riunione.

Tipi di domande per la valutazione

E' necessario essere consapevoli del modo in cui le domande vengono poste durante la valutazione. Il modo specifico in cui sono poste le parole all'interno della domanda, può influenzare le questioni in esame e il focus posto su queste. Può inoltre influire sul livello di partecipazione,  dare luogo a reazioni che si incentrano su quello che è stato buono o cattivo, giusto o sbagliato, piuttosto che su quello che ha funzionato e quello che necessitava di un miglioramento. Concentratevi sulla possibilità di imparare e di crescere. Evitate di colpevolizzare. Incoraggiate l'espressione di opinioni diverse.

Alcune domande tipo per la valutazione:

I membri erano poco interessati o annoiati dall'agenda, dalle relazioni o dalla discussione? I membri si sono rinchiusi in se stessi o si sono sentiti isolati? C'era una scarsa presenza? E se sì, perché? La gente è arrivata tardi ed è andata via in anticipo? Se sì, perché? Come era il clima generale, l'atmosfera? C'era un uso appropriato delle risorse? La logistica (la data, il tempo, il luogo, ecc…) era accettabile? Qual è stata l'esperienza più importante dell'intero incontro? Qual è stata l'esperienza meno importante? Qual è stato l'apice dell'incontro? Quale il momento più basso? Cosa avete imparato? Quali aspettative avevate all'inizio, e fino a che punto sono state realizzate? Come sono cambiate? Che obbiettivi avevate e fino a che punto sono stati realizzati? Cosa ha funzionato bene? Perché? Cosa non ha funzionato bene? Come si sarebbe potuto migliorare? Che altro suggerireste che venisse cambiato o migliorato, e come? Cosa è stato tralasciato o ignorato?