2. Prendere decisioni
Data una iniziale proposta, le decisioni che ne conseguono sono adottate quando tutti i partecipanti acconsentono all'esito della discussione. Le persone che non sono d'accordo con una proposta hanno la responsabilità di esprimere i loro dubbi. Nessuna decisione è adottata finché a ogni perplessità espressa non sia stata data risposta. Quando restano comunque dei problemi dopo la discussione, i membri del gruppo possono raggiungere un accordo sul fatto che non esiste accordo, riconoscendo così che ci sono problemi irrisolti, ma essere comunque complessivamente d'accordo sul fatto che la proposta venga adottata comunque. Perciò raggiungere il consenso non significa che tutti debbano essere in totale accordo, situazione questa altamente improbabile in un gruppo di individui intelligenti e creativi. Il consenso sta divenendo popolare come processo decisionale democratico. E' un processo che richiede un ambiente nel quale tutti i contributi siano valutati e la partecipazione venga incoraggiata. Ci sono, comunque, poche organizzazioni che usano un modello di consenso che sia così specifico, consistente ed efficiente. Spesso, il processo del consenso è informale, vago, e molto inconsistente. Ciò accade quando non è basato su fondamenta solide e la struttura è sconosciuta o non esiste affatto. Per sviluppare un processo consensuale più formale, ogni organizzazione deve definire i principi comuni che formano la base del lavoro di gruppo e scegliere deliberatamente il tipo di struttura all'interno della quale il processo consensuale è costruito. Questo libro contiene il materiale di costruzione di tale processo. Inclusa vi è una descrizione dei principi sui quali è creato il fondamento del processo, schematicamente descritti i passi e i livelli strutturali che sono la cornice del processo, e altri strumenti che occorrono per stabilire una varietà di processi che possono essere utilizzati per le necessità dell'organizzazione.
La Struttura del Consenso Formale
Molti gruppi usano regolarmente diverse tecniche di discussione apprese da professionisti nel campo della risoluzione di conflitti. Sebbene questo testo includa varie tecniche, esso si occupa appunto del Consenso Formale. Il Consenso Formale distingue fra l'identificazione e la soluzione dei problemi. Forse se tutti nel gruppo non hanno problemi a dire quello che pensano, questa processo può non servire. Il Consenso Formale offre opportunità a coloro che non sentono di avere il potere di partecipare. Il Consenso Formale viene suddiviso in vari fasi o cicli. La prima fase consiste di permettere a tutti di esprimere il proprio punto di vista, inclusi i problemi e le perplessità. A questo livello il tempo del gruppo non viene utilizzato per cercare di risolvere i problemi. Nella seconda fase il gruppo si concentra sull'identificare i problemi, sempre senza cercare di risolverli. Ciò richiede disciplina. I commenti reattivi, anche quelli spiritosi, e le soluzioni, anche brillanti, possono sopprimere le idee creative di altri. La struttura permette l'esplorazione di soluzioni solo quando si è raggiunta la terza fase. Ogni fase del processo ha uno scopo diverso e si incentra su punti diversi. Nella prima fase, il campo d'azione è ampio, permettendo alla discussione di vertere su implicazioni politiche e filosofiche, sui meriti generali della proposta e sugli svantaggi, nonché su altre informazioni rilevanti. Si concentra solo sulla proposta nel suo insieme. Alcune decisioni possono essere raggiunte dopo una discussione al primo livello. Al secondo livello, la portata della discussione è limitata ai problemi. Sono identificati e pubblicamente elencati, così che tutti ne possano avere un quadro completo. L'attenzione viene focalizzata sull'insieme dei problemi e sul raggruppare quelli simili. Nella terza fase, lo spettro è molto stretto. Il focus della discussione è limitato al singolo problema non risolto fino alla sua risoluzione.
Il flusso del processo nel Consenso Formale
In una situazione ideale, ogni proposta dovrebbe essere sottoposta in forma scritta e introdotta brevemente la prima volta che appare sull'agenda. Nella riunione successiva, dopo che tutti hanno avuto abbastanza tempo per leggerla e esaminarne con attenzione ogni problema, la discussione comincia seriamente. Spesso, la decisione viene presa solo dopo il terzo incontro. Ciò ovviamente dipende da quante proposte ci sono e dall'urgenza della decisione.
Chiarire il Processo
Il facilitatore presenta la persona che introduce la proposta e aggiorna brevemente su quanto avvenuto in precedenza a proposito di tale questione. E' molto importante che il facilitatore spieghi il processo che ha condotto tale proposta alla riunione, e descriva il processo che verrà attuato per portare il gruppo dalla proposta al consenso. E' lavoro del facilitatore assicurarsi che ogni partecipante capisca chiaramente la struttura e le tecniche della discussione che vengono utilizzate nel proseguo della riunione.
La proposta presente o la questione in analisi
Quando sia possibile e appropriato, le proposte dovrebbero essere scritte e distribuite con largo anticipo rispetto alla riunione nella quale si deve prendere una decisione. Ciò incoraggia considerazioni e discussioni preliminari, aiuta chi presenta la proposta ad anticipare i problemi, minimizza le sorprese, e coinvolge tutti nel creare la proposta (se non è stato fatto il lavoro di base necessario, la scelta più saggia potrebbe essere quella di demandare la proposta a un comitato. Scrivere una proposta può essere difficile all'interno di un gruppo grande. Il comitato potrebbe sviluppare la proposta perché venga esaminata in un momento successivo). Il presentatore legge a voce alta la proposta scritta, fornisce delle informazioni di background, e descrive chiaramente i suoi benefici e le ragioni per cui dovrebbe essere adottata, parlando anche dei problemi esistenti.
Domande che chiariscono la presentazione
Le domande sono strettamente limitate dal facilitatore a chi cerca di comprendere meglio la proposta che è stata presentata. Ciascuno merita l'opportunità di capire appieno quello che viene chiesto al gruppo prima che inizi la discussione. Questo non è il momento per i commenti o per i problemi. Se ci sono solo poche domande, la persona che presenta la proposta vi può rispondere una alla volta. Se ve ne sono molte, una tecnica utile è quella di ascoltare prima tutte le domande, poi rispondere a tutte insieme. Dopo aver risposto a tutte le domande di chiarimento, il gruppo comincia la discussione.
Fase Uno: discussione ampia, aperta. Discussione generale
La discussione a questo livello dovrebbe essere ampia. Incoraggiate commenti che prendono in considerazione la proposta nella sua interezza. Ad esempio, perché è una buona idea, o i problemi di ordine generale che c'è bisogno di sollevare. La discussione a questo livello ha spesso un tono filosofico o di principio, indirizzandosi di proposito a come la proposta potrebbe influire sul gruppo a distanza di tempo o quale tipo di precedente potrebbe creare, ecc. E' di grande aiuto che ogni proposta venga discussa in questa maniera, prima che il gruppo si impegni nel risolvere particolari problemi. Non consentite che un problema diventi il centro della discussione. Quando vengono sollevati problemi specifici, è importante prenderne nota, ma si deve poi però fare in modo che la discussione ritorni alla proposta nella sua completezza. Incoraggiate l'interazione creativa di commenti e di idee, lasciando che si aggiunga qualsiasi informazione su fatti reali. Per coloro che inizialmente sentono di essere contrari alla proposta, questa discussione serve a riflettere sul perché questa proposta potrebbe essere buona per il gruppo nel suo senso più ampio. Le loro iniziali perplessità potrebbero, di fatto, essere di rilevanza generale per il gruppo. E per coloro che da subito supportano la proposta, questo è un momento per pensare alla proposta in senso lato e ad alcuni dei problemi in generale. Se sembra che vi sia una generale approvazione per la proposta, il facilitatore o qualcuno scelto per condurre, può richiedere il consenso.
Richiesta di Consenso
Il facilitatore domanda: "Ci sono dei problemi irrisolti?"; oppure: "Ci sono ancora dei problemi?". Dopo un periodo di silenzio, se nessun ulteriore problema viene sollevato, il facilitatore dichiara che il consenso è raggiunto e che la proposta è pronta per essere messa agli atti. La lunghezza del silenzio dovrebbe essere direttamente proporzionale al grado di difficoltà nel raggiungere il consenso; una decisione facile richiede un breve silenzio, una difficile, un momento più lungo. Vi è un incoraggiamento a far sì che tutti si sentano sereni nell'accettare il consenso prima di procedere ad altre questioni. A questo punto, il facilitatore assegna degli incarichi di responsabilità o demanda la decisione a un comitato perché venga messa in atto. E' importante notare che la domanda non è: "C'è il consenso?", oppure: "Siete tutti d'accordo?". Queste domande non incoraggiano l'espressione di dubbi o perplessità. Se delle persone hanno perplessità, ma sono timidi o intimiditi da un forte supporto alla proposta, la domanda: "Ci sono dei problemi irrisolti?" si rivolge direttamente a loro e gli offre la possibilità di esprimersi. Ci possono essere perplessità e/o preoccupazioni che per qualcuno restano irrisolti. In questo caso la/le persona/e che li sentono tali possono decidere di “stare a parte” della decisione. Il loro è comunque un consenso anche se non pieno. Tali problemi irrisolti vanno comunque elencati con la proposta e ne faranno parte.
Fase Due: Identificare tutti i problemi. Elencare tutti i problemi
All'inizio della seconda fase, una tecnica di discussione chiamata "brainstorming" è utilizzata in modo che i problemi possano essere identificati e scritti pubblicamente dal segretario “pubblico” e per la registrazione dal segretario nominato per registrare gli atti della riunione. Ci si assicuri che chi scrive sia accurato il più possibile, verificando, la formulazione del problema assieme alla persona che lo ha espresso, prima di procedere oltre . Questo non è il momento di cercare di risolvere i problemi o di determinare la loro validità. Ciò soffocherebbe la libera espressione dei problemi. In questa fase si esprimono solo i problemi, ragionevoli o irragionevoli, ben ponderati o in forma di sensazioni vaghe. Il facilitatore deve interrompere ogni commento che possa cercare di difendere la proposta, risolvere i problemi, giudicare il valore dei problemi, e negare o sminuire in qualunque modo le sensazioni di dubbio o di perplessità degli altri. A volte, lasciare semplicemente che un problema sia espresso e scritto, aiuta a risolverlo. Dopo che tutti i problemi sono stati elencati, è importante lasciare al gruppo un momento di riflessione su quanto emerso nell'insieme.
Raggruppare i problemi correlati
A questo punto concentratevi sull'identificazione dei tipi di problemi sollevati e sulle loro relazioni. Questo breve esercizio non deve proporsi di risolvere alcun particolare problema o di concentrarsi su qualcuno di essi.
Fase Tre: risolvere i problemi. Risolvere i gruppi di problemi correlati
Spesso i problemi correlati possono essere risolti in gruppo.
Richiesta di Consenso
Se sembra che molti dei problemi siano stati risolti, richiedere il consenso nella maniera descritta precedentemente. Se alcuni problemi non sono stati ancora risolti a questo punto, allora è necessaria una discussione più approfondita.
Riaffermare i problemi restanti (uno alla volta)
Ritornate alla lista. Il facilitatore li controlla uno per uno con il gruppo ed elimina quelli che sono stati risolti o che, per qualunque motivo, non rappresentano più dei problemi. Ogni problema restante è riaffermato chiaramente e concisamente, e ne viene affrontato uno alla volta. A volte nuovi problemi sono sollevati, e si deve aggiungerli alla lista. Comunque, ogni individuo è responsabile di esprimere onestamente i problemi che individua. Non si deve celare un problema e diffonderlo successivamente nel gruppo. Questo mina la fiducia e limita la capacità del gruppo di discutere adeguatamente i problemi che emergono.
Domande che chiariscono il problema.
Il facilitatore chiede se vi sono domande o commenti che possano ulteriormente chiarire il problema in modo che ognuno possa chiaramente capire prima che si inizi la discussione.
Discussione limitata alla risoluzione di un problema
Usate quante più tecniche creative di discussione di gruppo siano necessarie per facilitare la soluzione di ciascun problema. Tenete la discussione centrata sul problema esaminato fino a quando non sia stato espresso ogni suggerimento. Se non si hanno nuove idee e il problema non può essere risolto, o se il tempo fissato per questo punto è stato usato completamente, procedere a una delle opzioni finali descritte più avanti.
Richiesta di Consenso
Ripetete questo processo fino a quando tutti i problemi siano stati risolti. A questo punto, il gruppo dovrebbe aver raggiunto il consenso, ma sarebbe opportuno richiedere comunque il consenso per essere certi che nessun problema sia stato ignorato.
Le opzioni conclusive vengono inviate ad una Commissione
Se una decisione sulla proposta può attendere fino a quando il gruppo intero si riunisce di nuovo, allora si può mandare la proposta a una commissione che possa chiarire i problemi e portare nuove soluzioni creative perché vengano considerate dal gruppo. E' una buona idea includere nella commissione chi esprime maggiormente delle posizioni diverse, così come rappresentanti di coloro che supportano favorevolmente la proposta, in modo che possano trovare delle soluzioni in un ambiente meno formale. Alle volte, se è necessario decidere prima della riunione successiva, può essere dato il potere a un gruppo più piccolo di prendere la decisione a nome del gruppo intero, ma anche qui, è importante che questa commissione includa tutti i punti di vista. Scegliete questa opzione solo se è assolutamente necessario e se il gruppo acconsente.
“Stare da Parte” (Decisione adottata con problemi in lista non risolti)
Quando un problema è stato discusso ampiamente e non può essere risolto, il facilitatore può domandare a coloro che hanno posto quel problema, di “stare a parte”; riconoscere cioè che il problema esiste ancora, ma permettere lo stesso che la proposta venga adottata. E' molto importante per il gruppo intero capire che questo problema irrisolto viene trascritto nel verbale assieme alla proposta e che, di fatto, diventa parte della decisione. Questo problema può essere sollevato ancora e più tempo per la discussione poiché non è stato ancora risolto. Per contro, un problema che è stato risolto in una precedente discussione non necessita di ulteriore discussione, a meno che non si sia sviluppato qualcosa di nuovo. L'ostruzionismo non è appropriato nel Consenso Formale.
Dichiarare un Blocco
Se si è speso il tempo fissato nell'agenda per procedere attraverso le tre fasi della discussione, tentando di raggiungere il consenso, e tuttavia rimangono problemi che non sono risolti, il facilitatore è obbligato a dichiarare che il consenso non può essere raggiunto in quella riunione, che la proposta è bloccata, e deve procedere al punto successivo dell'agenda.
Le Regole del Consenso Formale.
Le linee guida e le tecniche suggerite in questo libro sono flessibili e si intende che possano essere modificate. Alcune delle linee guida, comunque, sembrano essere quasi sempre vere. Queste sono le Regole del Consenso Formale: